Reformas de Oficinas en 2023. La guía para llevar a buen puerto tu proyecto.
El interés por las reformas de oficinas ha crecido significativamente en los últimos años.
Con el trabajo híbrido en aumento, las empresas están reconsiderando el diseño de sus oficinas para crear más espacios colaborativos.
Un estudio reciente de Microsoft mostró que alrededor del 70% del personal quiere que se aumente el trabajo flexible. Además, el 65 % busca más interacción en equipo.
Las empresas están respondiendo a esta tendencia. Algunas han reducido el espacio de su escritorio hasta en un 40 %. Crean así áreas más espacios colaborativos centrados en el equipo. La estimación para 2023 es que para atraer y retener a su personal, las empresas buscarán un diseño de oficinas híbridas. Más colaborativas e interactivas y revisarán, entre otras cosas, los costos involucrados.
Hemos redactado esta guía de reforma de oficinas que contiene una lista paso a paso. Son instrucciones para garantizar que la reforma de tu oficina sea lo más exitosa posible.
Índice:
¿Por qué son necesarias las reformas de oficinas?
Define las razones para una reforma de la oficinas
Crear un equipo de proyecto de reforma de oficinas
¿Qué lugar de trabajo funciona para tí?
Hablar con empresas de reforma de oficinas
Acordar un presupuesto para la reforma de oficinas
Trabaje de cerca con su empresa de reforma de oficinas
Selección de los muebles de oficina adecuados
Gestión de la reforma de oficina
Mudarse al nuevo espacio de trabajo
¿Por qué son necesarias las reformas de oficinas?
Hay numerosas razones por las que una empresa considerará reformar su lugar de trabajo existente. Es posible que el espacio no haya recibido ninguna atención en algún momento. También puede que se avecine una interrupción o el vencimiento del contrato de arrendamiento. O que estén creciendo como negocio y necesiten hacer un mejor uso de su espacio.
La oficina ha evolucionado hasta un punto en el que ahora se considera un activo que puede ser fundamental para atraer y retener a los mejores talentos. Un elemento vital de una organización. Como resultado, cada vez más empresas invierten en la creación de lugares de trabajo que el personal desea para trabajar.
Cuando se inicia la tarea de un proyecto de diseño y reforma de oficinas puede ser desalentador. Especialmente si es la primera vez que realiza algo como esto.
Esperamos que esta breve guía de reforma de oficinas te resulte te útil.
Lista de verificación de remodelación de oficinas:
Entonces, has pensado en la posible reforma de tu oficina existente. ¿Por dónde comienza?
Define las razones para una reforma de la oficinas
Piensa en el por qué. ¿Qué tiene de malo su espacio actual y qué debería hacer una oficina recién renovada por usted y su organización?
Puede ser que tu oficina se haya vuelto anticuada. Que no haya visto ninguna inversión últimamente y no sea un lugar del que estar orgulloso o disfrute trabajar. Esencialmente, no es una oficina que realmente refleje su marca o identidad corporativa.
El lugar de trabajo se ha convertido en un reflejo de su marca. Tiene un papel importante que desempeñar cuando se trata de atraer y retener al mejor personal en un mercado competitivo.
Por lo tanto, proporcionar al personal existente y potencial un lugar de trabajo, mediante una reforma de oficinas, que realmente funcione y donde disfruten trabajar ha aumentado enormemente en importancia.
El bienestar a la hora de iniciar una reforma de oficinas
Otros factores pueden ser el bienestar en el lugar de trabajo y/o adoptar una nueva forma de trabajar más eficiente. Esto también pueden influir en la decisión de renovar su oficina. Es posible que el espacio existente no esté equipado para utilizar escritorios compartido, prácticas de trabajo ágiles o nueva tecnología. Entonces debe adaptarse para que su organización pueda aprovechar los numerosos beneficios. Una mayor productividad y una mejor moral del personal.
La reforma de tu oficina también puede permitirte adoptar el bienestar en el lugar de trabajo mediante la incorporación de más luz natural. Se brinda así al personal una variedad de áreas de trabajo donde pueden concentrarse, colaborar, ponerse al día o simplemente relajarse.
Otros factores para realizar una reforma de oficinas
Otro factor podría ser el crecimiento. Simplemente necesita hacer un mejor uso del espacio para acomodar a más personal. La planificación eficaz del espacio y la definición clara de lo que quiere de su nuevo lugar de trabajo pueden resolver esto.
También podría ser que se esté acercando a una interrupción o renovación del contrato de arrendamiento. Que hayas iniciado conversaciones con el propietario, quien se ha ofrecido a proporcionar fondos para renovar el espacio.
Si este es el caso, se trata de decidir si el espacio existente, una vez renovado, es uno en el que su empresa puede trabajar cómodamente durante la duración del nuevo contrato de arrendamiento.
Razones para una Reforma de Oficina
La vuelta a la oficina tras la pandemia exige una reforma para cumplir con las directrices sanitarias.
Las encuestas al personal muestran una gran necesidad de espacios de trabajo colaborativos e híbridos.
Estamos creciendo y necesitamos usar mejor el espacio que tenemos
La oficina se ve vieja y anticuada.
Estamos creciendo y necesitamos usar mejor el espacio que tenemos.
Nuestro contrato de arrendamiento está por vencer y nuestro arrendador se ha ofrecido a actualizar el espacio.
La oficina actual no refleja quiénes somos.
Queremos crear un lugar más inspirador para trabajar.
Además, puede sentir que sus espacios existentes no se utilizan de manera efectiva.
Una reforma de oficina acertada y con criterio crearía un lugar de trabajo mejor y más eficiente.
Un ejemplo de esto es cuando las empresas tienen numerosas salas de reuniones u otros espacios que no se utilizan de manera efectiva. Donde las personas o los grupos pequeños usan salas de juntas grandes para llamadas. Tambien reuniones informales que podrían tener lugar fácilmente en áreas de descanso o en grupos privados más pequeños.
¿Por qué deberíamos reformar nuestra oficina?
Es muy importante que definas las razones en una etapa temprana. Todas las organizaciones difieren y tienen requisitos únicos.
No existe una solución única para todos cuando se trata de crear un lugar de trabajo que funcione para usted. Mantener esta lista de razones enfocada durante todo el proyecto es clave para su éxito general.
Entonces, ha pasado tiempo definiendo las razones por las que necesita renovar su oficina, ¿qué sigue?
Crear un equipo de proyecto de reforma de oficinas
Una vez que haya definido su lista de razones para renovar su oficina, es hora de armar un equipo interdepartamental y, lo que es más importante, incorporar a un encargado senior para el proyecto.
Debe ser alguien senior que pueda tomar decisiones, que pueda comunicarse bien, que tenga experiencia en la gestión de presupuestos y, lo que es más importante, alguien que quiera crear un mejor lugar de trabajo.
Después de seleccionar el encargado de tu proyecto, debe decidir quién más debe participar y qué habilidades se requieren.
La lista a continuación incluye ejemplos de los conjuntos de habilidades necesarios para entregar un proyecto exitoso de reforma de oficinas.
Importante para un mejor desarrollo del proyecto de reforma oficinas:
TI:
La tecnología en el lugar de trabajo está evolucionando a un ritmo cada vez mayor, por lo que involucrar a TI es un movimiento inteligente para garantizar que el nuevo lugar de trabajo esté preparado para el futuro desde una perspectiva de TI.
Recursos humanos:
El personal puede tener preocupaciones sobre el nuevo lugar de trabajo, por lo que es importante involucrar de manera proactiva al equipo de recursos humanos para que pueda comunicarse de manera efectiva con el personal.
Instalaciones:
Nadie conoce mejor el edificio que el equipo de Instalaciones, por lo que es muy fácil involucrarlos en una etapa temprana.
Marketing:
Crear un lugar de trabajo que refleje su marca y sus valores es crucial, por lo que es importante involucrar al marketing para obtener el elemento de marca correcto.
Operaciones:
El funcionamiento diario del negocio debe continuar sin interrupciones durante la remodelación, por lo que es imprescindible involucrar al equipo de operaciones.
Finanzas:
No hace falta decir que tener a alguien senior del equipo de Finanzas involucrado es crucial. Alguien que pueda administrar el presupuesto de manera efectiva y que pueda encargarse de la administración asociada (elevar las órdenes de compra, garantizar que se paguen las facturas, etc.) es muy, muy importante.
Entonces, ha definido sus razones para la renovación, reunió a su equipo, ahora es el momento de discutir qué tipo de lugar de trabajo desea crear.
¿Cómo sería el lugar de trabajo que funcionase mejor para tí?
Ahora es el momento de reunirse como equipo. Discutir lo que le gusta y lo que no le gusta de su lugar de trabajo actual. Desarrollar un resumen que detalle lo que quiere lograr.
Enciérrense en una sala en algún lugar (no es necesario que sea en la oficina). Hagan una lista de deseos para tu nuevo lugar de trabajo. Esto puede incluir prácticamente todo, desde la adopción de nuevas tecnologías; la adopción de una nueva forma de trabajo más flexible; el aumento de la colaboración y la creatividad hasta el tipo de área de recepción que le gustaría.
También es importante buscar formas de resolver los problemas que existen en la oficina actual. Puede haber una falta de comunicación regular entre los diferentes equipos, una falta de disponibilidad de salas de reuniones, el personal no se siente seguro para trabajar lejos de su escritorio y/o ningún lugar donde tomar una llamada privada o relacionada con el trabajo.
Es importante señalar todos estos temas e incluirlos en el resumen para cuando comience a hablar con empresas de diseño y construcción de oficinas.
Esta lista de deseos inicial se transformará en su resumen. Asegúrate de incluir todo, de lo contrario, existe la posibilidad de que los mismos problemas vuelvan a aparecer en su oficina recién renovada.
Todos estos factores influirán en el diseño final de la oficina. Tómese el tiempo para discutirlos en detalle, al final valdrá la pena.
También vale la pena decir que esto no necesariamente debe involucrar sólo a los miembros del equipo. Organizar una reunión de la empresa para obtener las opiniones del personal también puede ser invaluable.
Por lo tanto, su equipo recién formado ha discutido no sólo por qué su oficina necesita ser renovada. También qué debe ofrecerle su nuevo lugar de trabajo. Esto ha formado la base de su resumen, entonces, ¿qué sigue?
Hablar con empresas de reforma de oficinas
Cuanto antes elija una empresa de diseño y reforma de oficinas con la que trabajar para diseñar y construir su nuevo lugar de trabajo, mejor. Antes podrá comenzar a planificar.
Cuanto más tiempo tenga para relacionarse con la empresa elegida, mayores serán sus posibilidades de éxito. Habrá pasado más tiempo desarrollando su idea y definiendo exactamente lo que funcionará para su organización.
Entonces, ¿por dónde empezar? ¿Cómo selecciono a un socio para renovar nuestra oficina?
Nuestra recomendación sería investigar un poco en internet y preguntar a amigos, colegas, compañeros e incluso empresas vecinas a quién recomendarían.
Dedica algún tiempo a echar un vistazo a los estudios de caso de cada empresa. Ver con quién han trabajado y su trabajo reciente y antes de ponerse en contacto con 2-3 empresas que está seguro de que pueden ofrecer.
Después de ponerse en contacto, cada empresa debe tratar de concertar una cita para venir y ver su espacio existente. Discutir sus objetivos y responder cualquier pregunta que pueda tener.
¿Qué preguntas debes hacer? Aquí hay una lista para elegir:
¿Has trabajado con empresas de nuestro sector?
¿Para quién has entregado proyectos recientemente? (Consultar por proyectos de tamaño similar)
¿Podéis entregar un proyecto de reforma en ocupación?
¿Cómo planifica una reforma de oficina para garantizar que no se interrumpan las operaciones normales?
¿Trabaja con un presupuesto de precio fijo? (sin costes ocultos)
¿Ofrecen un servicio de planificación de espacio/prueba de ajuste antes de la cita?
¿Podemos visitar algunas oficinas que ha reformado recientemente?
¿Pueden ayudar con el permiso/licencia de planificación para modificar las aplicaciones?
¿Cómo se asegura de entregar a tiempo los proyectos de remodelación en ocupación?
¿Tienes amplios conocimientos en mobiliario de oficina?
No dudes en llamar a nuestra empresa de reforma de oficinas, dysenyo, para que podamos conocer tu proyecto y preparar oferta de diseño y económica.
Acordar un presupuesto para la reforma de oficinas
La reforma de una oficina será una gran inversión para tu organización, por lo que es importante asegurarse de presupuestar de la manera correcta y explorar todas las opciones disponibles para usted.
La empresa de reforma de oficinas seleccionada debería poder ayudarte a calcular algunos presupuestos en función de lo que deseas crear y el tamaño y la complejidad del proyecto.
Hablando de manera realista, los costos de acondicionamiento varían según una serie de factores, que incluyen:
El tipo de edificio y espacio que se está rehabilitando.
Cuantos años tiene el edificio
El estado de sus instalaciones y eléctricos (calefacción, aire acondicionado, ventilación, etc…)
El nivel/calidad de acabados y muebles requeridos
Costos de actualización de TI
Vale la pena hablar con el arrendador para ver si eso puede contribuir al costo o negociar una renta más baja. Después de todo, la remodelación de la oficina les dejará un activo mucho mejor y más valioso.
Explorar opciones de arrendamiento y exenciones de impuestos relevantes también puede ser beneficioso y puede terminar ahorrando una cantidad considerable a largo plazo.
Hable con tus expertos en impuestos o, si no tiene a nadie en la empresa, es recomendable hablar con un asesor externo. Puede ahorrar por ejemplo en desgravaciones fiscales por el uso de materiales sostenibles durante la rehabilitación.
Costos: asegúrate de que la empresa de reforma de oficinas elegida pueda trabajar con el presupuesto disponible. Que pueda proporcionar un desglose detallado de costos línea por línea para todo, desde pintura y decoración hasta costos de almacenamiento y muebles.
Trabaje de cerca con la empresa de reforma de oficinas
Entonces, ahora que ha seleccionado la empresa de reforma de oficinas para trabajar y ha acordado un presupuesto para realización de la reforma. Es hora de planificar el proyecto para garantizar que tu nueva oficina se entregue a tiempo y dentro del presupuesto.
La empresa de reformas puede ayudarte a obtener los permisos y la licencia. Una vez que todo el papeleo requerido esté en orden, se debe comenzar a preparar un plan detallado con tiempos y momentos clave, críticos para cualquier proyecto de renovación.
También es importante asegurarte de que cualquier trabajo perturbador, ruidoso y entregas voluminosas se programen fuera del horario laboral.
Si desea que el espacio permanezca como un entorno de trabajo vivo durante la duración del proyecto, es muy importante discutir los movimientos del personal. Asignar espacio temporal y almacenamiento para equipos y muebles (a medida que se renuevan sus espacios).
Acordar un enfoque oportuno y por etapas, en el que el espacio se divida en bloques separados. Cada uno para renovar a su vez, es fundamental en esta etapa.
Mientras se acuerda el programa del proyecto, también es esencial que tú y tu equipo se reúnan con los diseñadores de la oficina para discutir el estilo de diseño de oficinas que desea adoptar antes de finalizar y aprobar el diseño de oficina de su nuevo lugar de trabajo.
Este proceso puede implicar una serie de reuniones de diseño, talleres, viajes a showrooms para seleccionar muebles y otros acabados y visitas a otras oficinas para determinar sus gustos.
Consejo: este es un momento emocionante y se debe comenzar a tener una idea real de cómo se verá su nueva oficina. Recuerda que la empresa de reformas está allí para ayudarte en cada paso del camino. Por si necesitas ayuda o alguna aclaración no dudes en preguntar.
Selección de los muebles de oficina adecuados
Se terminó el diseño de la oficina, se acordó el plan del proyecto y todos se están preparando para mudarse al sitio para entregar el proyecto. No olvides dedicar algún tiempo a seleccionar los muebles adecuados para el nuevo lugar de trabajo.
La selección de muebles de oficina es importante ya que debe reflejar su marca. Será el elemento más visible de su nuevo lugar de trabajo. Dedicar tiempo a evaluar y seleccionar asientos, escritorios, muebles colaborativos y mesas para salas de reuniones puede marcar una gran diferencia. Ayudará a crear un lugar de trabajo que realmente refleje y funcione para tu organización.
También es importante seleccionar los muebles adecuados para las diferentes áreas de la oficina. La selección de muebles específicos puede indicar para qué está diseñada un área en particular.
Mobiliario a tener en cuenta en la nueva oficina reformada:
Sofás cómodos para promover la colaboración informal.
Mesas altas para promover reuniones rápidas de pie.
Cabinas privadas para llamadas y/o donde se puede concentrar el personal.
Asientos ergonómicamente amigables para trabajar en el escritorio.
Hay una gran cantidad de opciones disponibles y muchas marcas de muebles de calidad para elegir. Es recomendable pasar algún tiempo visitando las salas de exposición con el experto en muebles de su socio de renovación de oficinas y también teniendo en cuenta sus consejos.
Los muebles también juegan un papel cada vez más importante en lo que respecta al bienestar en el trabajo. Hay un número cada vez mayor de empresas que optan por escritorios para trabajar de pie o sentado para el personal; mesas altas diseñadas para reuniones de pie rápidas y eficientes ; cabinas que brindan al personal un lugar donde concentrarse.
Tómate tu tiempo y obtén asesoramiento de expertos en muebles antes de hacer su selección. Asegúrate de que entra dentro del presupuesto y que cada artículo se pueda entregar a tiempo.
Consejo: seleccionar muebles ergonómicamente amigables para su lugar de trabajo tiene enormes beneficios y merece la pena investigar e invertir en ellos.
Lo último que desearías son muebles que no sean cómodos o que tengan el potencial de causar lesiones a largo plazo.
Gestión de la reforma de oficina
A medida que el proyecto avanza y comienza el trabajo, es importante asegurarse de que todo el personal esté al tanto de lo que está sucediendo. Que se haya acordado el programa de actividades. Que la empresa de reforma de oficinas y el equipo interno estén listos para trasladar el personal y el equipo según lo establecido en el plan.
También es muy importante que la empresa de reforma de oficinas adopte un enfoque estricto en salud y seguridad. Que se sigan los más altos estándares en todo momento Mantener un sitio limpio y libre de accidentes es lo que deberías tener como objetivo.
Otros factores a considerar incluyen:
Acceso a estacionamiento para contratistas.
Acceso a instalaciones para contratistas.
Programar visitas frecuentes al sitio para evaluar el progreso.
Mantener abiertas las líneas de comunicación (se recomiendan reuniones periódicas del equipo).
Organizar el acceso para trabajos y entregas fuera de horario.
Si se encuentra en un edificio de múltiples ocupantes, asegúrese de que otros inquilinos sepan lo que está planeado.
También es crucial que todo en el nuevo diseño de oficina haya sido aprobado para que no haya demoras en la entrega. sobre todo los artículos hechos a medida, como carpintería o muebles fabricados.
También es importante que trabaje en estrecha colaboración con la empresa de reforma de oficinas para asegurarte de que no haya interrupciones en las actividades laborales normales como resultado del ruido, las entregas o cualquier otra cosa relacionada con el proyecto.
Gestión de la entrega de tu nueva oficina reformada
El proyecto está en marcha, tu personal (y tú) se está emocionando con su nuevo lugar de trabajo Todo está empezando a encajar, así que, ¿cómo gestiona el traspaso y la transición al nuevo espacio?
Si ha acordado un traspaso de espacio por etapas, la gestión de este traspaso y la transición a un nuevo entorno de trabajo es fundamental para garantizar que el personal pueda ponerse en marcha rápidamente.
A medida que se hace la reforma de oficinas y la entrega cada bloque. El mobiliario y el equipo deben mudarse e instalarse listos para usar la semana siguiente. Este trabajo normalmente se lleva a cabo durante un fin de semana y el personal comienza a trabajar en el nuevo espacio el lunes siguiente.
Las reuniones periódicas deben señalar cualquier problema o desafío que le permita adaptarse. Todo debe funcionar según el plan acordado.
A medida que la remodelación de la oficina se acerca a su finalización, dedica un tiempo a evaluar el nuevo espacio y resalta cualquier cosa que le gustaría cambiar; esto puede variar desde lo relativamente menor hasta lo más serio.
Su objetivo debe ser asegurarse de que todo esté perfecto para cuando su personal se mude y comience a trabajar.
Mudarse al nuevo espacio de trabajo
Es casi la hora de mudarse. Parece que hay un millón de cosas de las que ocuparse por adelantado. Pero ¿dónde debería estar su enfoque?
La comunicación es clave en esta etapa. No sólo con la empresa de reformas, sino también con tu equipo de proyecto (no tenga miedo de delegar). Y lo que es más importante, con tu personal.
Asegurarse de que todo el personal sepa lo que está sucediendo, qué esperar y a quién dirigir las preguntas es vital.
Esto se puede abordar enviando actualizaciones periódicas por correo electrónico. Organizando reuniones de equipo previas a la mudanza y/o llevando al personal a recorridos por el espacio "casi" terminado. Mantener a todos informados asegurará que la transición sea lo más fluida posible. Te permitirá y a su equipo abordar preguntas y posibles problemas mucho antes de cualquier movimiento.
El día de la mudanza final, organiza un desayuno de equipo . Haz que el responsable del proyecto se dirija a todos, hablando sobre el nuevo lugar de trabajo. De lo que está diseñado para lograr con algo de tiempo para preguntas y respuestas.
Es importante que el personal acepte su nuevo espacio de oficina y esté al tanto de cualquier innovación (y cómo usarla correctamente).
Sugerencia: Muestre su fabuloso nuevo espacio y organice una fiesta que invite a los clientes y al personal. Es el comienzo de una nueva era, por lo que vale la pena celebrar la ocasión.
Esperamos que encuentre útil nuestra guía de remodelación de oficinas.
Si necesitas que decoremos su rincón de tu hogar para que tengas un despacho en casa o necesitas mobiliario de oficinas como mesas de oficinas, sillas, etc. Si lo qu necesitas es reformar una oficina, diseñar, decorar cualquier típo de despacho o espacio corporativo o comercial no dudes en llamarnos al teléfono 615 246 138 o ponte en contacto a través de nuestro formulario de contacto.
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