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  • Dysenyo | Emilio Alejandro Mateos

Diseño de oficinas modernas: planifica antes de reformar.

Actualizado: nov 9

Guía para el diseño y la reforma de oficinas (aunque también sirve para locales comerciales y retail).


Diseño y reforma de oficinas y suministro de mobiliario

Todos conocemos esa sensación. Tras días de pensarlo y buscar, finalmente has conseguido encontrar el nuevo espacio de oficina que deseabas. Ahora debes enfrentarte la situación de tener que reformar y diseñar tu nueva oficina. Empezamos a pensar "reformas oficinas modernas" y buscar en internet ideas antes de empezar.


Tener que buscar un nuevo espacio para tu oficina puede ser complicado y agotador, sin embargo, la reforma de una oficina puede ser aún más complicada y estresante. Es, por lo tanto, fácil abrumarse con todo lo que se tiene que hacer para conseguir que tu espacio de trabajo sea confortable y eficiente y se sienta cómodo.

Afortunadamente, no hay necesidad de desesperarse: nuestra empresa Dysenyo y sus partners y colaboradores estamos aquí para ayudarte a hacer que la reforma de oficina o el diseño y decoración de oficinas sea sencilla, fácil y sin estrés.


Para facilitarle más las cosas, te dejamos una guía con algunos puntos importantes de lo que necesitas saber para empezar con tu proyecto de reforma de oficina. Con la información que te aporto a continuación, no sólo podrás reducir tus niveles de estrés, sino que también aprenderás a organizarte mejor para obtener resultados óptimos que quieres.


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Office y cocina en la reforma de una oficina.

¿Cuánto tiempo se necesita para reformar una oficina?


En general, las reformas de oficinas pueden llevar entre 1 y 3 meses, desde la investigación sobre posibles propuestas de diseño hasta la finalización de la reforma y acondicionamiento de la oficina.

Tienes que tener en cuenta que esto es sólamente una estimación y que el período de tiempo real puede ser más largo o más corto.

Hay muchos factores que pueden afectar el plazo de la reforma de tu oficina, tales como condicionares laborales o demora de materiales, problemas legales, problemas con la propiedad del edificio o espacio, problemas de licencias, etc.


Recomendamos a los clientes que tengan en cuenta que el tiempo adicional en la demora de la reforma influyen las siguientes condicionantes:

  • No eres el único que toma las decisiones.

  • El período que decidas renovar coincide con algunas fiestas importantes.

  • Los otros responsables de la toma de decisiones no se encuentran en el mismo país o en una zona horaria diferente.

  • Necesita sistemas de seguridad especiales.

  • Sus requisitos de TI son especiales y / o complejos.

  • Estás en proceso de cambio de marca y de toda la imagen de la empresa.

  • No ha designado profesionales cualificados para la reforma y el diseño de las oficinas.

Le recomendamos, y es importante para la perfecta evolución del proyecto de reforma, que siempre contrates expertos en diseño y reformas calificados y experimentados para tu nueva oficina. El uso de contratistas baratos y no calificados no solo prolongará el período necesario para la reforma de tu oficina, sino que también resultará en soluciones ineficientes e insatisfactorias la mayor parte del tiempo.

¿Por qué es importante planificar con tiempo la reforma de tu oficina?


Ninguna reforma de oficinas o decoración de oficinas será efectiva a menos que tenga claros tus objetivos y qué tipo de resultados deseas lograr.


Desde el inicio de la puesta en marcha de reforma de tu oficina, debes aclarar tus objetivos a cualquier diseñador de interiores de oficinas o experto en acondicionamiento de oficinas involucrado en el proceso. La comunicación clara es importante y esencial para alcanzar los resultados que desea.


Al hacerlo, te ahorrarás estrés, costos adicionales, retrasos y dolores de cabeza. Este es un paso importante considerando que la mayoría de las demoras y variaciones de costos en las reformas y acondicionamientos de oficinas generalmente se deben a cambios en el diseño que se van desviando de la propuesta de diseño inicial acordado.


Por supuesto, es posible realizar cambios de diseño durante el proceso, ya que es posible que el equipo encargado del proyecto se dé cuenta de pequeños detalles que no conocía antes de comenzar el proceso (nadie es perfecto). Sin embargo, lo importante es que se comuniquen dichos cambios lo antes posible, ya que será más difícil tomar medidas al respecto en la etapa posterior a la construcción.


Tener un plan claramente definido desde el principio le ayudará a tener una idea más clara de la dirección que te gustaría que tomase el proyecto, manteniendo los cambios al mínimo.


Para ayudarlo a comenzar, aquí hay una lista de razones por las que las personas renuevan su espacio de oficina:



1. Reforma de oficinas para un cambio de imagen de marca.


Cuando se planea reformar para alcanzar sus objetivos y reforzar el cambio de imagen corporativa, el nuevo diseño de la oficina debe reflejar los nuevos valores, misiones y objetivos descritos por el cambio de marca de la empresa. Deben ser visibles y claros tanto para los empleados como para los visitantes. Por lo tanto, el objetivo principal del diseño de la reforma de la oficina debería ser incorporar los nuevos requisitos de tu empresa de su nueva marca.



2. Reformas de oficinas para mantenerse al día con las nuevas tendencias.


Es posible que esté buscando renovar tu espacio de oficina simplemente porque está anticuado o fuera de onda. Tu objetivo, en este caso, debe ser modernizar la oficina para que pueda atraer a los clientes y al personal adecuados. No olvides que las primeras impresiones cuentan mucho, por lo que debes esforzarte en hacer que tu empresa sea más atractiva y cómoda.



3. Reformas de oficinas para su reubicación.


En el caso de una reubicación de la oficina, es posible que esté sujeto a horarios y plazos ajustados, ya que tendrás que reparar y devolver el espacio de oficina actual al propietario a tiempo según lo acordado en el contrato. El tiempo es esencial en este caso, por lo que debes asegurarte de tener la reforma de tu nueva oficina perfectamente organizada, ya que los retrasos acaban siendo costosos.



4. Reformas de oficinas para aumentar la colaboración entre los trabajadores.


Los diferentes diseños de oficina de tu espacio de trabajo van a tener un gran impacto en la colaboración (o su falta) para ti y tu personal. Si deseas incentivar la colaboración en tu empresa, debe evitar los diseños de oficina que incorporen demasiados cubículos y particiones de oficina y, en su lugar, buscar diseños de oficina de distribución más abierta.


5. Reformar oficinas para aumentar la productividad


Varios estudios demuestran que la forma en que los empleados perciben su lugar de trabajo tiene un efecto importante sobre su productividad y el desempeño de su labor en el lugar trabajo. Teniendo en cuenta la productividad, su pongo que desearás crear mejores experiencias laborales y promover un mayor compromiso entre los empleados, por lo que debes adaptar las oficinas a las necesidades de los trabajadores.


Se debe priorizar los diseños de oficinas que incorporan la combinación correcta de espacio privado y espacio compartido. Al hacerlo, ofrecerás a tu equipo la posibilidad de realizar un trabajo de enfoque individual de manera eficaz, pero también de colaborar mejor con sus compañeros.


6. Reformas de oficinas para adaptarse al crecimiento.


Es posible que el diseño actual de tu oficina no esté optimizado para el crecimiento o la utilización eficiente del espacio. Es comprensible que esto sea perjudicial para el crecimiento de tu empresa y la expansión de tu negocio. En este caso, la renovación de una oficina debe tener en cuenta un diseño que permita el crecimiento de tu empresa y proteja tu negocio para esta preocupación en e futuro.


7. Reforma de oficinas para una mayor sostenibilidad.


A medida que el mundo avanza hacia un futuro más verde y sostenible, es posible que desees hacer lo mismo en el esfuerzo que estás haciendo en la reforma de tu oficina.


Reformar una oficina con tales objetivos en mente hará que tu compromiso con la sostenibilidad ambiental sea un punto de vista en el concepto del diseño de la oficina, pero también puede ayudarlo a ahorrar algunos costos operativos (si, por ejemplo, utiliza iluminación LED, sistemas controlados por sensores).


Asegúrate de asesorar al diseñador de interiores de oficinas o experto en reformas de oficinas que has contratado para que incluya estos y otros aspectos medioambientales y sostenibles en la reformas que planteas para el espacio de trabajo de tu empresa.

Espacio de relax para empleados visitantes en oficina moderna.

¿"Quiero" esto o "necesito" esto en mi nueva oficina?


Los objetivos claramente definidos te ayudarán a tener una mejor idea de lo que deseas lograr con el proyecto de reforma de la oficina.


A veces, sin embargo, es posible que tengas varias ideas diferentes en mente, pero no todas las podrás poner en práctica.


Por esta razón es tan importante crear una lista que te ayude a hacer diferenciar entre los elementos estrictamente necesarios y los que podrían ser útiles pero que no son necesidades reales.


Al tener dicha lista, podrá priorizar las necesidades para la oficina y comunicárselas a tu experto en diseño de interiores de oficina, para que sea más fácil para él proporcionarte lo que necesitas sin exceder en el presupuesto.


Para ayudarte a empezar, aquí va una lista de necesidades que quizás quieras tener en cuenta para la reforma de tu oficina:

  • ¿Cuántas sillas de oficina necesito?

  • ¿Cuántas mesas de trabajo y de qué tamaño las necesitas?

  • ¿Cuántos puntos de electricidad son necesarios por mesa?

  • ¿Cuántos puntos de datos por mesas?

  • ¿Cuántos despachos privadas debe haber y de qué tamaño?

  • ¿Cuántas salas de reuniones se necesitan y de qué tamaño?

  • ¿es necesario un área de descanso, cómo de grande?

  • ¿De qué tamaño debe se el hall y la recepción?

  • ¿Qué tamaño de cocina u office?

  • ¿Necesitarás un almacén y de qué tamaño?

  • ¿Necesitará una sala de comunicaciones para datos / TIC?

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¿Cómo debo presupuestar la reforma de una oficina?


Invertir en una reforma de un oficina de calidad es importante. No puedes esperar obtener resultados de calidad eligiendo la oferta más baja. En su lugar, debes tener en cuenta tus necesidades, tus objetivos y establecer un presupuesto realista para la reforma del nuevo espacio de trabajo.

Es aconsejable que consultes con un especialista en equipamiento y diseño de oficinas desde el principio y tengas una conversación abierta y clara sobre tu presupuesto. De esta forma, el diseñador puede crear una propuesta que se adecúe a las necesidades reales y evitar innumerables retrasos resultado de la falta de comunicación, lo que a su vez te permite ahorrar dinero a largo plazo. Recuerda sopesar los retrasos y los costos de sobrevivimos posibles.

Una regla general es mantener un ahorro mínimo del 5% como contingencia a la hora de presupuestar. Esto debería actuar como una red de seguridad en caso de que haya cambios o problemas imprevistos durante la reforma de la oficina.

Si bien los costos de acondicionamiento de oficinas serán diferentes de una ciudad a otra debido a las diferencias en el costo laboral, impuestos y licencias, los materiales y el mobiliario de oficina suelen tener un coste similar en cualquier punto de España.

Reforma y decoración de oficina con mobiliario actual.

¿A quién debo contratar para la reforma de mi oficina?

Con toda la planificación y la estimación de costes listos, la siguiente pregunta es: ¿debería contratar a un diseñador y decorador de oficinas o una empresa de reformas de oficinas?


La respuesta, por molesta que parezca, es: depende.


Algunos optan por contratar a un diseñador de oficina para los desarrollos de diseño, la planificación y los planos. Luego, contratan a una empresa especializada en reformas de oficinas para completar los trabajos de construcción y renovación según los planos e indicaciones de los diseñadores.


Sin embargo, el enfoque más sensato, eficiente y simple sería contratar una empresa especializada en equipamiento y diseño de oficinas que ofrezca los servicios que necesitas. Involucrar a una empresa de este tipo te quitará casi todo las labores para que pueda concentrarse en otras partes importantes de tu negocio. También elimina el estrés y los dolores de cabeza de tratar con múltiples proveedores y asuntos administrativos.


Las empresas que ofrecen soluciones de principio a fin deben poder coger tus propuestas e ideas y reflejarlas en un diseño único de un espacio que no solo tiene buen aspecto, sino que también es duradero y práctico.


Además, podrán ayudarte en aspectos como:

  • Aprobaciones y certificaciones del diseño.

  • Licencias locales.

  • Diferentes ideas en el diseño de la oficina.

  • Ofrecer las últimas tendencias en diseño y estilo decorativo.

  • Opciones de materiales y diseño sostenible.

  • Búsqueda de materiales de calidad.

  • Diseños y alternativas energéticamente eficientes.

  • Opciones de diseño ergonómico.

  • Elección de mobiliario.

  • Diseño de señalización.

Nadie se va preocupar más por tu negocio tú mismo, por lo que debes asegurarte de que la empresa de diseño y reforma de oficinas que elijas sea igualmente apasionada y comprometida con el éxito de tu negocio.

Reforma de oficina con divisiones mediante mamparas de aluminio y vidrio.

¿Qué debo hacer durante la reforma de mi oficina?


Después de haber adjudicado el proyecto de reforma de tu oficina a la empresa de diseño y equipamiento adecuada, las cosas comenzarán a moverse rápidamente. Sin embargo, aún debe ser proactivo y verificar el progreso de vez en cuando.


Aquí hay algunas cosas que puede verificar o hacer un seguimiento durante la reforma del nuevo espacio de trabajo:

  • Asegúrate de que su diseñador y constructor te proporcione informes de progreso semanales.

  • Reubica las líneas telefónicas de la oficina y configura la banda ancha y otras cuentas de servicios públicos.

  • Verifica con la empresa de diseño y reformas que se hayan obtenido las licencias adecuadas del ayuntamiento o certificaciones necesarias.

  • Repasa con la empresa de diseño y reformas que la fecha de entrega del proyecto esté acorde con la fecha de finalización del inicio.

  • Verifica con la empresa de diseño y reformas que los costos de acondicionamiento de la oficina estén en línea con su presupuesto inicial.

  • Verifica con la empresa de diseño y reformas que la reforma en marcha esté coincida con el diseño inicial.

  • Realiza una verificación de defectos antes de trasladarte.


La comunicación es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Comunícate con tu equipo sobre cuáles son tus planes y objetivos de reforma desde el principio y recuerda mantener a los responsables de la empresa de diseño y reforma informados durante todo el proceso de la obra en la oficina.

Al fomentar la comunicación abierta con tu personal, también puede solicitar sus sugerencias y comentarios, que a menudo pueden ser muy valiosos para tí.


La promesa de un nuevo espacio de oficina puede ser extremadamente emocionante pero los trabajos de renovación de la oficina pueden ser estresantes en muchas ocasiones. Por tanto, es importante tener una comunicación clara con tu equipo, que al final solos que van a disfrutar y utilizar el nuevo espacio.

¿Cómo elijo los muebles adecuados para la reforma de mi oficina?


Su diseñador, como nuestra empresa de diseño y reformas de oficinas (Dysenyo) debe proponerte opciones de mobiliario de oficina y guiarte para tomar la decisión correcta para el espacio de trabajo. Alternativamente, puede tener en mente algunos estilos o tipos de muebles que podría proponer en el diseño y decoración. De todos modos, el objetivo final es crear un espacio que te guste y en el que mejor el la eficiencia de trabajo en el oficina.


Aquí os dejo 4 consejos a la hora de elegir muebles para la renovación del mobiliario en la reforma de tu oficina:



1. Alquilar o comprar mobiliario de oficina


Las sillas de primera calidad y los equipos de oficina profesionales no son una inversión barata. Por lo tanto, debes asegurarte de tomar las decisiones de compra correctas cuando llegue el momento de amueblar el espacio de la oficina.

Una forma de garantizar la seguridad de este proceso es alquilar (o renting) los muebles de oficina. Muchas empresas de suministros de oficina ofrecen este servicio en el que puede solicitar muestras para probar antes de realizar la compra real.


2. Da prioridad tus gastos

Considera cómo es un día normal en la oficina, Buscar la prioridad de lo que es importante para tu comodidad y la comodidad de sus empleados, luego asegúrate de que se invierte en primer lugar en estos aspectos. Asegúrate de que el proveedor de muebles de oficina pueda satisfacer tus necesidades individuales y las de tu equipo de trabajo en la oficina.


Por ejemplo, si está mirando una pantalla durante varias horas al día, debería considerar comprar un escritorio de pie y una buena silla alta que alivie el dolor de espalda y cuello.



3. Ten en cuenta en el tiempo de entrega de los muebles de oficina

Ten en cuenta que la mayoría de los productos de oficina tardarán en llegar, ya que en su mayoría se fabrican bajo pedido.


El plazo de entrega es de un proveedor diferente al del proveedor, pero podría esperar de 3 a 4 semanas como regla general si realizas un pedido a nivel nacional. Otros factores, como la cantidad del pedido, la elección del producto y el momento del pedido, también podrían cambiar los plazos de entrega.


Teniendo esto claro, asegúrate de no dejar todo para el último minuto si deseas que entreguen los muebles antes de mudarte a tu nuevo espacio.


4. Busca muebles con garantía y evita lo barato.


Los productos baratos tienden a fallar rápidamente y tendrán garantías breves o que acaban siendo un quebradero de cabeza. En comparación, al comprar productos de alta calidad, no solo puede esperar que duren más, sino que su garantía también dura más. Por tanto, es aconsejable invertir en mobiliario de oficina de mejor calidad desde el principio.

¿Qué debo hacer después de la reforma de la oficina?


Finalmente, la reforma ya está acabada y estás listo para mudarse a tu nueva oficina.


Date a tí y a tu equipo un elogio muy merecido y una palmada en la espalda, pero no se deje engañar, su trabajo aún no está completo.


A continuación, se incluyen algunos aspectos finales a tener en cuenta:

  • La limpieza posterior a la reforma es más intensiva que los métodos de limpieza habituales, ya que requiere una limpieza profesional profunda de toda la oficina. Esto puede ser realizado por el constructor como parte del contrato, o de lo contrario, deberás contratar a una empresa limpieza especializada. Es una excelente manera de asegurarte que la oficina tras la reforma esté impecable y con el mejor aspecto posible.

  • Debes estar que tanto que la empresa de reformas de haya pedido en su día tanto la licencia de obras como la licencia de actividad para oficina o despachos profesionales, si no la has pedido tú.

  • tu empresa de reformas debe completar una entrega formal y proporcionarle un paquete de entrega. Esto generalmente contiene todos los certificados, licencias, garantías, manuales de usuario, guías de productos, etc.

  • Nuevamente, revisa la lista de defectos que creó anteriormente y asegúrese de que todos los elementos se hayan rectificado antes de la entrega.


Al final del día, nadie estás más interesado por tu negocio y tu espacio de trabajo que tú, por lo que es muy importante encontrar una empresa de diseño, reformas y suministro de mobiliario para de oficinas con experiencia que sea igualmente entusiasta y apasionada por su trabajo.


Dysenyo es una empresa de diseño y reformas de oficinas y locales comerciales con sede en Madrid, que con sus Partners que entregará tu proyecto de reforma de oficina con la calidad que merece su empresa.


Para Dysenyo, la calidad no es sólo una promesa, es garantizar un alto nivel de calidad en todos aspectos.


Si estás pensando en reformar, diseñar, decorar tu nuevo espacio de trabajo o necesita que te suministremos mobiliario de oficinas y necesitan en empresa de confianza puedes ponerte en contacto con nosotros hoy mismo través del formulario de contacto o en el teléfono 615 246 138.


Esperamos que este post haya sido de utilidad y te haya aclarado algunas dudas para iniciar un nueva etapa con una oficina renovado para tu empresa.

:)

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