Diseño y reforma de oficinas con éxito
Cuando las circunstancias cambian, el espacio en una oficina debe adaptarse y es el momento de plantearse la renovación con un nuevo diseño y unas reformas de oficinas para mejorar tanto el trabajo de los empleados como la imagen de la empresa.
La reformas de oficinas puede dar a tu personal y colaboradores el impulso que necesita para aumentar la productividad de la empresa en general, influirá par elevar la moral de los trabajadores y dará como resultado un espacio de trabajo, ya sea una oficina o un local comercial, fresco y nuevo.
Pero hay que tener en cuenta que un proyecto de reforma no va a estar libre de problemas a lo largo de todo el proceso de diseño, de decisiones, de elección de mobiliario de oficina y de la propia reforma propiamente dicha. A continuación, te proponemos algunos consejos para asegurarte que la reforma de tu oficina sea un éxito.
¿Se está quedando sin espacio de oficina?
¿Tiene un diseño de espacios que ralentiza el flujo de trabajo y unos diseños de espacios de trabajo incómodos que reduce la productividad?
¿La decoración general de tu oficina o lugar de trabajo está anclada eneros años 80?
Puede que hayas pensado en reubicarte en un nuevo edificio con instalaciones más modernas (aunque suponga un coste mayor que unas reformas de oficinas o una rehabilitación, pero esto no siempre es la mejor opción. Dale a tu oficina el impulso que necesita con un buen diseño y decoración y una reforma bien pensada.
Con una planificación correcta, puedes mejorar la eficiencia, elevar la moral y renovar el buen uso en tu espacio de oficina.
Cualquier proyecto de construcción o reforma es una gran empresa, así que sigue leyendo este post para conocer nuestros 10 consejos para una reforma exitosa de oficinas.
Consejos para la reforma de oficinas
¿Traslados a otro espacio o reformas de oficinas?
¿Estás seguro de que las reformas de oficinas es la mejor opción?
Conveniencia
Productividad
Sincronizació
El resultado final es exactamente lo que necesitas antes de pasar por los gastos y las molestias de una reforma, comprueba si mudarse a otro edificio que necesita una reforma menor es la mejor opción.
Considera la pérdida de productividad antes, durante y después del proceso.
Estudia y define los requisitos totales de espacio. Revisa el crecimiento de tu empresa y por tanto de tu oficina por anticipado y estudia planes futuro con un arquitecto o diseñador.
En cualquier caso puede llamarnos a nosotros (Dysenyo) para que te asesoremos tanto en diseño como en desarrollo y opciones de reforma. Una vez completada la evaluación de las necesidades de tu oficina, puedes realizar un análisis objetivo de todos los objetivos potenciales tanto para una reforma como para un traslado.
Puedes aplicar los mismos requisitos a tu espacio existente como a uno nuevo para comparar los costes y beneficios de las nuevas ubicaciones frente a su espacio actual con una reforma.
Si se trata de un espacio, edificio u oficina alquilada el arrendador puede estar dispuesto a participar en la inversión en la reforma de tu espacio. Esto puede interesarle para poder conservar al actual inquilino o atraer a uno nuevo una vez finalizado el periodo de alquiler con el actual inquilino.
Una vez que haya examinado a fondo tu decisión y la de tu equipo de reformas de oficinas o espacio de trabajo, es el momento de trazar un plan.
Recopila información de la oficina antes de la reforma.
Comienza tu proyecto preparado los planos y documentación de arquitectura e ingeniería para tu espacio. Date un paseo físicamente por el espacio con su equipo de diseño y verifique lo que tiene (tonto bueno y recuperable como malo y que debe desaparecer o mejorarse). Las discrepancias a la hora de planificar pueden dar sorpresas en la reforma más adelante, y eso puede resultar costoso, tanto en la reforma como en un traslado.
Planos y descripciones originales.
Modificaciones sobre los originales, si hay.
Si no hay plano o croquis de distribución de la oficina, haz algunos.
Uno de los desafíos en un espacio ya reformado es lo que está oculto y en qué condiciones están las infraestructuras. Si los planos y el proyecto, tanto de construcción del edificio como de la reforma realizada anteriormente, no están completos o no están disponibles, creo que merece la pena gastarse algo del presupuesto en pedir un estudio o una inspección a una empresa de arquitectura o a un aparejador para que examine el nuevo o el actual espacio a reformar y prepare unos planos con que poder empezar a trabajar.
Cuanto más precisa sea una imagen global de las condiciones reales que se puedan dar en el nuevo espacio, mejor será los trabajos de diseño y por su puesto las posteriores reformas de oficinas.
El viejo aforismo "El tiempo es dinero" tiene en este caso mucha importancia. El tiempo empleado en esta primera fase de observación y estudio puede ahorrar mucho dinero más adelante.
Establece tus metas de como quieres que sea la imagen de tu empresa y el tiempo que necesitas para reformar una oficina.
¿Sabes lo que quieres y por qué?
¿Tiene limitaciones de tiempo?
¿Se requieren algunos cambios?
¿Qué?
¿Cuando?
¿Por qué?
¿Cómo?
Crea una lista de deseos y necesidades del equipo de diseño para la decoración y la reforma de tu oficina o local.
En términos de diseño y reformas de oficinas, piensa en el número actual de empleados y en el crecimiento futuro. Considera las necesidades tecnológicas y la funcionalidad que deseas. Investiga, junto con los diseñadores que van a diseñar y decorar el espacio de trabajo antes de empezar la reforma, las tendencias de diseño de oficinas y cómo la gente prefiere trabajar en estos momentos.
Ten en cuenta que la fase de planificación es la más larga.
Necesitas preguntar y oír opiniones tanto de tus trabajadores y colaboradores como proveedores y clientes.
Planea cuál puede ser la evolución de tu empresa y del número de trabajadores.
Considera la partición de oficina modular mediante mamparas popularizada por el fabricante de muebles estadounidense Herman Miller. Se introdujo por primera vez en 1964. Reemplazó las filas de escritorios que imitaban una línea de producción de fábrica.
La oficina, antes dividida con paredes y muchos despachos cerrados ahora está dando paso desde hace tiempo a una oficina de espacios abiertos con varios subespacios de usos múltiples. Sin embargo, las oficinas diáfanas no son perfectas. Si están mal diseñadas, pueden ser ruidosas y estresantes.
Consigue y comparte comentarios y sugerencias de todas las partes interesadas. Ten en cuenta que van a llegar muchos problema a lo largo del proceso y también muchas soluciones innovadoras a los problemas encontrados. Esta parte del proceso de planificación te permitirá evitar retrasos posteriores.
Planifica las reformas de oficinas para incluir una buena primera impresión de tu empresa
Incluye el exterior del edificio en tu plan de reforma y decoración.
Los espacios comunes son importantes
La primera impresión empieza antes de entrar
Incluya un presupuesto para renovar los espacios que no forman parte de la reforma propiamente dicha de la oficina.
Para muchas empresas, la experiencia del cliente y del trabajador comienza desde el momento en que las personas entran en el parking o al hall del edificio donde está ubicada tu empresa. ¿Qué tienes que cambiar para mejorar esa primera impresión?
Mejora el atractivo exterior del edificio si es de tu propiedad o intenta incluir a los demás inquilinos del edificio para mejorar el acceso y beneficiar a todas las empresas del edifico.
El paisajismo, las mejoras estéticas y la señalización adecuada y bien estudiada pueden hacer que su negocio sea memorable para bien o para mal en función de un buen o mal trabajo de diseño de espacios. Vale la pena mejorar y renovar los acabados y los gráficos para obtener un alto valor percibido y un bajo costo.
Los acabados actualizados en ascensores, baños y vestíbulos causan una buena impresión a los visitantes y trabajadores. En las áreas comunes, los nuevos acabados, como los colores y las alfombras con patrones de mores y marcas, los colores de pintura y los paneles de techos registrables, ayudan a dar aire fresco y mejorar la imagen la propiedad.
No pases por alto el valor de los pequeños extras como las plantas o la decoración en las distintas temporadas.
Los espacios públicos y comunes puede que tengan una prioridad más baja, pero los beneficios son muy interesantes con un coste bajo. Son una buena presentación de la empresa.
Ahorra en los costes al reutilizar algunos elementos existentes de tu oficina actual
Conserva diseños interesantes con personalidad existentes y reacondiciona algunos elementos o muebles en lugar de comprar nuevos. Puertas con un buen diseño, acabados de paredes con personalidad y acabados de suelos son buenos candidatos para esto. Estos retoques estéticos se pueden aplicar fácilmente por un menor coste.
Los muebles del tamaño correcto, las particiones renovadas y la iluminación hacen maravillas en un espacio. Los cambios de tapizados, los acabados de elementos constructivos actualizados (acero inoxidable cepillado para reemplazar los acabados dorados, por ejemplo) y la iluminación LED cálida son buenos ejemplos.
Para renovaciones más amplias, considera reconocer o reutilizar ciertas infraestructuras para limitar los cambios en las canalizaciones, los puntos de extinción de incendios y la instalación eléctrica, que se encuentran entre los elementos de construcción más costosos.
Restaura los muebles si son de calidad
Reutiliza elementos constructivos con personalidad
Renueva lo poco aprovechables
Repiensa el uso de algunos muebles u objetos
Acepta incentivos y ayudas estatales y municipales para reformas si existen
La reformas de oficinas, de un negocio, etc. puede tener el objetivo de aumentar la moral y la productividad de los trabajadores. Pero considera los incentivos y ayudas que se ofrecen para hacer, por ejemplo que su edificio sea energéticamente eficiente, adecuarlo a su conservación histórica u otros motivos por los que las administraciones públicas están dispuestas a invertir para mejorar el aspecto o la vida de los habitantes de las ciudades.
Algunas subvenciones gubernamentales típicas:
Mejora estética de edificios
Restauración histórica
Eficiencia energética
Eliminación de calefacciones de carbón
Etc.
¿Alguno de estos podría encajar con sus necesidades?
Podría ser que tu edificio se pueda reformar mediante ayudas para la conservación típica con el estilo propio del barrio donde está ubicado, por ejemplo manteniendo el estilo propio de un edificio art-decó, que tantos hay en cualquier ciudad de España, con el tipo de estucados típico de la época. Del mismo modo que se podrá ser conseguir una subvención para mejorar la eficiencia energética.
Elabora estrategias teniendo en cuenta las sugerencias de todos los profesionales participantes en la reforma de la oficina.
El trabajo en sistemas constructivos, eléctricos, de fontanería, de climatización de oficinas o locales comerciales, etc. puede sumar hasta dos tercios de los costes totales de la reforma.
Un análisis en profundidad de la documentación de arquitectura e ingeniería debería revelar la mayor parte de la infraestructura. Pero debes comprobar físicamente qué hay por encima del techo existente, detrás de las paredes y por debajo de los suelos para verificar puntos críticos.
Controla los cambios que se van a realizar en las infraestructuras
Busca respuesta a todas las incógnitas
Limita al máximo las adiciones no planificadas
El presupuesto y cronograma de las reformas de oficinas son clave para una estrategia de decoración y rehabilitación exitosa.
Cuando ya tengamos los costes de construcción, materiales, muebles nuevos, mano de obra, diseño, arquitectura, etc. ahora viene la parte difícil de asumir, agrega tu contingencia. Este “saco” es para cubrir todas las sorpresas que puedan llegar.
Para proyectos de nueva construcción, la regla general es agregar una contingencia de diseño del 10%. Se presupuesta un 10% adicional para contingencias de construcción y reformas. Debe planificar lo mismo para una rehabilitación.
Los planes de reforma suelen fracasar rápidamente cuando las partes involucrada siguen volviendo atrás con “ya que estamos, una cosa más" mientras las paredes están abiertas o las suelos están retirados. Prioriza lo que realmente está incluido en el proyecto y limita lo más posible los cambios qu puedan surgir.
Ten cuidado con los “ya que estamos...".
Crea un flujo de trabajo durante las reformas de oficinas
Una de las muchas razones de iniciar una reforma es probablemente la búsqueda en la mejora de la productividad en el lugar de trabajo.
Planifica el cronograma de tu empresa
Tenga en cuenta el flujo de trabajo durante la fase de reforma y decoración
Cambia, si es posible, la reforma fuera del horario de trabajo
Ten en cuenta que la productividad de los trabajadores se ve afectada durante unas reformas de oficinas. De hecho, puede disminuir de manera drástica a menos que se planifique con cuidado.
Planifica con anticipación para mantener el desorden que a ocurrir en toda la empresa al mínimo. Comunica los cambios de ubicación de cada departamento y trabajador y limita en lo posible las alteraciones del flujo de trabajo.
Los niveles de luz y ruido son fundamentales para las buenas condiciones de trabajo. Mantén la luz artificialmente si debe cubrir las ventanas durante la reforma.
Si debe hacer ruido durante la jornada laboral, considera un programa de teletrabajo o auriculares con cancelación de ruido durante las fases ruidosas de la reforma. De lo contrario, programa la construcción para después del horario laboral normal. Tienes que tener en cuenta que se va a producir polvo. Hay que ver la forma de controlar el polvo y la calidad del aire.
Muchos proyectos de renovación comienzan a última hora de la tarde y terminan en la madrugada (esto supone también mayor coste en mano de obra).
Selecciona un constructor y subcontratistas teniendo en cuenta tus necesidades y tu cronograma (Dysenyo noventa tus necesidades, desde el diseño hasta la reforma y construcción). Una reforma exitosa de una oficina requiere flexibilidad por todos las partes.
Diseña espacios para los trabajadores antes de iniciar las reforma de oficinas
A menudo, los trabajadores deben cambiar de espacio durante una reforma. Ten en cuenta las necesidades de energía y tecnológicas para esa ubicación temporal. Utiliza áreas vacías, particiones temporales y protección, y la reforma por fases para minimizar las perturbaciones en la eficiencia y desarrollo del trabajo.
Si dispones de un alojamiento temporal disponible, tus trabajadores tendrán un tiempo de inactividad mínimo. Si la expansión es parte de su plan de reforma, construye el nuevo espacio, luego cambia temporalmente a los trabajadores a ese espacio mientras puedes reforma el espacio actual. Esta es una opción. Si no hay espacio disponible, su programa de reforma debe de tener en cuenta :
Situación antes de la planificación
Espacio temporal que vais a necesitar
Reformar un espacio de cada vez
A veces será necesario realizar múltiples "microfases". Este tipo de planificación del proyecto debe tenerse en cuenta durante la fase de diseño. Si reduces lo costoso que acaba siendo el tiempo perdido en la oficina durante la reforma, esto te facilitara vida y la continuidad del trabajo diaria del personal.
Siempre que sea posible, es más eficiente y rentable renovar los suelos por nuevos suelos técnicos completos en una sola vez. Una planificación previa en cualquiera de las partidas de la reforma de la oficina reduce las interrupciones y la cantidad de mudanzas a las que tus trabajadores deben adaptarse. Siempre que sea posible, mueva el mobiliario, los equipos informáticos y las personas lo menos posible.
Mantén a todas las partes interesadas en las reformas de oficinas al tanto, no al cargo.
Comunícate con tu equipo, pero no permitas que interfieran en el proceso del diseño y de reforma de la toma de decisiones o del cronograma una vez que hayan comenzado las reformas de oficinas.
Instruye e informa a tus empleados
Participa tu mimo en la fase de diseño
Designa a un sólo director de proyecto
El equipo que deben participar en una reforma es muy plural y cada tiene necesidades y prioridades propias. Tienes que tener en cuenta el equipo de diseño, el contratista o constructor con todo los oficios que va llevar a la obra, el propietario de la oficina o edificio, el personal directivo, el de administración y el resto de trabajadores de la oficina.
Crea un plan de comunicación detallado para mantener a todos los implicados actualizados.
Las aportaciones sobre el diseño y las características de la reforma deben discutirse durante la fase de planificación y no durante la construcción. Limite el acceso y la autoridad para hablar con tu contratista y tu diseñador a un único representante designado.
Comparte tu visión y el cronograma de la planificación de la reforma con los empleados y acuérdate del horario de trabajo propuesto durante ese tiempo de rehabilitación y decoración. Comparte con tu personal las visitas periódicas para ir viendo las mejoras en las nuevas oficinas.
Selecciona una empresa de reformas de oficinas con experiencia
Una planificación de un proyecto de decoración y reforma realista requiere la participación de tu equipo de diseño, equipo de construcción y reforma y por supuesto tus empleados. Un contratista experimentado como Dysenyo y nuestros partners puede anticipar las cosas antes de que sucedan.
Adecuarse al presupuesto del cliente
Establecer un calendario de trabajo adecuado
Conocer la legislación sobre seguridad y salud
Crea una contingencia de al menos el 10 por ciento para gastos imprevistos. Descubrir que los conductos eléctricos, de agua o climatización deben reubicarse para acomodar una nueva partición de oficina durante la reforma puede aumentar sus gastos rápidamente.
Intenta programar la reforma para una temporada baja.
Debes considerar:
Fluctuaciones comerciales estacionales
Disponibilidad de contratistas
Principales cronogramas del proyecto
Tus trabajadores estarán en un espacio en construcción. Asegúrese de que el contratista conozca y ponga e práctica las normas de seguridad y salud en el trabajo y la prevención de riesgos laborales. El calor, el polvo, el ruido y los olores forman parte del proceso, pero deben limitarse lo mejor posible.
Éxito en las reformas de oficinas
El último paso de cualquier reforma de oficinas es presentar los resultados. Las mejoras en la productividad, el aumento de la moral y el aumento de la satisfacción general son las recompensas. Sin embargo, no se puede simplemente crear un espacio, y llenarlo de personas.
Al final de la fase de construcción, realiza tutoriales y cursillos para que las personas maximicen y asimilen las funciones de inmediato.
Resalta los resultados de las aportaciones de los empleados durante la fase de planificación.
Ofrece formación sobre nuevas tecnologías.
Asegúrate de reconocer y apreciar a las partes interesadas por los aportes durante la fase de diseño.
Después de todo, ¿Dónde estaría el proyecto sin ellos?
Cuando se trata de la renovación de su espacio de trabajo, busca una persona de la empresa o externa que comprenda el control de costes, la planificación y la programación.
No hay excusas cuando se trata de mantener un negocio en funcionamiento.
Si estás pensado en realizar unas reformas de oficinas o locales comerciales no dudes en llamarnos para cualquier consulta. Te asesoraremos para que tu proyecto llegue a buen puerto y sin sobresaltos. Ponte en contacto con nosotros a través del formulario de contacto o directamente llamándonos por teléfono al 615 246 138.
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